Bir etkinlik planlamak ve insanların bu etkinliğe büyük ilgi göstererek katılmaları kulağa çok basit gelir. Ancak gerçek hayatta işler şekilde yürümez. Düzgün bir planlama yapılmadan düzenlenen bir etkinlik başarısız olacaktır. Etkinliğiniz belki de aynı gün düzenlenecek başka etkinliklerle çakışacak ve bunlarla rekabet etmek durumunda kalacaksınız. Bu yüzden bir etkinlik düzenlerken çok iyi planlamalı ve olabilecek her şeyi önceden hesaba katmanız gerekir. Etkinliğinizi doğru bir biçimde planlamak istiyorsanız bu yazıyı okumanızda büyük fayda var.

Louise Harris

Etkinlik planlayıcıları ve şirket yöneticileri doğru bir şekilde tanıtımı yapılmayan büyük açılışlar ya da yardım toplama amaçlı toplantılar gibi etkinliklerin çok fazla kişiyi cezbetmeyeceğini ve katılımın düşük olacağını bilirler. Etkinlik planlayan birisi olarak insanları etkinliklere nasıl çekeceğinizi bilmeniz gerekir. En etkili yöntemlerden biri kullanılabilir tüm pazarlama yöntemlerini size fayda sağlayacak şekilde kullanmaktır. Yazılı basın, televizyon, radyo, online haber siteleri ve sosyal medyanın yanı sıra e-posta ve geleneksel posta yöntemlerinin hepsini bir arada kullanmanız size büyük bir avantaj sağlayacaktır. Aşağıdaki pazarlama yöntemlerine geçmeden önce size önemli bir tavsiyemiz var. Etkinlik tarihini netleştirmeden önce sizin etkinliğinizle çakışma ihtimali olan etkinlikleri araştırın. İlişkilerinizin iyi olduğu basın mensuplarına ve halkla ilişkiler şirketlerinde çalışan arkadaşlarınıza etkinliği planlamayı düşündüğünüz tarihte başka bir etkinlik olup olmadığını sorun. Bu sayede başka etkinliklerle rekabet etme ihtimalini azaltabilirsiniz.

Basılı yayınlar

Tarihi net olarak belirledikten sonra, etkinliğinizi basılı mecralarda nasıl duyuracağınıza karar vermeniz gerekir. Etkinliğinizi basın bülteni veya reklam yoluyla basılı medyada duyurabilirsiniz. Ancak her iki yöntemi birlikte kullanmanız size daha büyük bir avantaj sağlayacaktır. Bülteninizi planlarken aylık, haftalık ve günlük yayınların yayın tarihlerine göre planlama yapmanızda büyük fayda vardır. Bazı dergi ve gazeteler bu tür etkinlikler için etkinlik takvimleri yayınlarlar. Bu takvimler aynı zamanda bu mecraların online yayınlarında da bulunur. Kısacası bu etkinlik takvimlerinde yer almak etkinliğinizin okuyucular tarafından bulunabilir olmasını kolaylaştırır.

Radyo ve Televizyon

Etkinlikle ilgili kapsamlı bir pazarlama bütçeniz varsa radyo ve televizyon reklamlarını da düşünebilirsiniz. Radyo ve televizyon reklamları oldukça geniş bir kitleye ulaşır. İnsanlar televizyonda gördükleri ya da otomobilde giderken radyoda dinledikleri şeyleri çoğu zaman daha iyi hatırlarlar. Elbette sadece reklam vermek yeterli olmaz, basın bültenleri ya da röportajlar yoluyla görünürlüğünüzü artırmayı da denemeniz gerekir. Örneğin etkinlik duyurunuzun bir haber programında gözükmesi etkinliğinizin daha iyi tanıtılması anlamına gelir. Bunun için iyi yazılmış, etkinliğinizi iyi anlatan bir basın bültenine ihtiyaç duyacağınızı söylememize gerek yoktur herhalde.

Online yayınlar

Etkinliğinizi tanıtırken online yayınlara ve sektörünüzdeki blogger’lara bülten göndermeyi unutmayın. Bu yayınlar etkinliğinizin tanıtılmasında büyük rol oynayacaklardır. Genellikle bu yayınların bir etkinlik takvimleri olur. Bu takvimde yer almak etkinliğinizin okuyucular tarafından bulunmasını büyük ölçüde kolaylaştıracaktır. Blogger’lar etkinliğinizin tanıtılmasında büyük fayda sağlayacaktır. Hatta etkinliğinize gelerek ilgilendikleri konular hakkında yazacaklar ve etkinlik sonrasında da size faydalı olmaya devam edeceklerdir. Diğer taraftan online yayınlara reklam vermenizde de büyük fayda bulunur. Online yayınlarda vereceğiniz reklamlarla sadece etkinliğinizi tanıtmakla kalmaz hazırladığınız kayıt formu üzerinden bu yayınlardan doğrudan kayıt da alabilirsiniz.

Sosyal Medya

Etkinliğinizi planlarken ve tanıtımını yaparken sosyal medya dahil edilmesi en önemli unsurlar arasında yer alır. Sosyal medya mecraları insanları bir araya getirmek üzere tasarlanmıştır ve etkinlikler ile ilgili özel topluluklar oluşturmanızı sağlarlar. Bu yüzden mutlaka kullanmanız gereken araçlar arasında yer alır. Örneğin Facebook’ta bir etkinlik sayfası oluşturabilir ve buradan Facebook kullanıcılarını etkinliğe davet edebilirsiniz. Twitter, Pinterest ve diğer sosyal medya mecralarından dağıtılmak üzere davetiyeler hazırlayabilir hatta LCV alabilirsiniz. Etkinlikle ilgili hazırladığınız sayfada sürekli fotoğraf, video ve diğer görselleri paylaşarak katılımcıların dikkatini çekerek katılım oranını yükseltebilirsiniz. Etkinliğinizde önemli bir konuşmacı varsa bir video çekerek insanları sosyal medyadan etkinliğe davet etmesini sağlayabilirsiniz. Yine aynı şekilde şirketteki üst düzey bir yönetici de bu görevi üstlenebilir. Kısacası sosyal medya araçlarını etkinliğinizi tanıtmak için mutlaka kullanın.

Posta / E-posta

Düzenlenen her etkinliğe kişisel bir dokunuş şarttır. Potansiyel müşterilere e-posta ile davetiye göndermek bu kişisel dokunuşlardan biridir. E-posta ile müşterilerinize etkinliğinizi tanıtabilir ve kayıt olmalarını sağlayabilirsiniz. E-posta davetiyenizi profesyonel bir şekilde alıcıların ilgisini çekecek şekilde hazırlamakta büyük fayda vardır. Sadece e-posta ile sınırlı kalmayın, basılı bir davetiye hazırlayarak bunu hazırladığınız listeye geleneksel posta yolu ile gönderin. Bu karşınızdakilerin kendilerini daha hissetmelerini ve birer robot olmadıklarını sağlayacaktır. Halkla ilişkiler şirketleri davetiyeleri doğru kişilere göndermenizde yardımcı olabilirler.

SONRAKİ ADIM

Doğru mecraları ve gazetecileri hedeflemenizde en büyük yardımcılarınızdan biri her zamanki gibi Faselis olacaktır. Faselis hizmetlerini kullanarak basın bülteninizi ve etkinlik davetinizi doğru mecralara ve gazetecilere doğru zamanda gönderebilirsiniz.

Previous PostNasıl vurucu başlıklar yazarsınız?
Next PostBasın bülteninize farklı bir açı ekleyin

Leave a comment

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.